Denne siden forklarer hvordan Document Media AS, med organisasjonsnummer 893 068 392 («Document»), oppbevarer og bruker personopplysninger fra medlemmer i Documents lokallag.

Etter den europeiske GDPR-lovgivingen og den norske personopplysningsloven er vi forpliktet til å informere deg om hvordan og hvorfor vi samler inn, lagrer og bruker personopplysninger om deg.

Hvilken informasjon lagres?

Når du melder deg inn, sender du inn navnet ditt og e-postadressen din. Dette knyttes opp mot lokallaget/stedet der du ønsker å melde deg inn.

Du krysser samtidig av for at du godtar vilkårene på denne siden.

Når du bruker den digitale medlemsplattformen du får tilgang til, vil dine innlegg, liker, kommentarer osv. bli lagret og presentert i systemet og lagret i systemets logger.

Hvor lagres informasjonen?

Opplysningene blir lagret i databasen tilknyttet medlemsplattformen, i et GDPR-kompatibelt skytjeneste-miljø.

E-postadressen din, og eventuell skriftlig kommunikasjon med deg, kan bli lagret hos våre tredjepartsleverandører av e-posttjenester, Google (Gmail) og Zendesk.

• Ikke-identifiserende data fra medlemsplattformen blir lagret som cookies og objekter i localStorage i nettleseren din. Dette trengs blant annet for å holde deg innlogget.
• Hvis du har blokkert tilgang til å lagre cookies i nettleseren din vil noe funksjonalitet på nettsidene slutte å virke etter hensikten.
• Cookies fra Google Analytics lagres hos deg for å gi Document statistikk over antall besøk på nettsidene.
• Innlegg på medlemsplattformen som inneholder innebygde YouTube-videoer vil kunne legge igjen cookies fra Google i nettleseren din.

Du kan enkelt slette slike små datafiler ved å gå til nettleserens innstillinger. Nøyaktig hvordan du gjør det varierer fra nettleser til nettleser.

Hvem har tilgang til informasjonen?

Kun noen svært få, godkjente personer i Document har tilgang til identifiserende opplysninger om deg. Dette er spesifikt Documents lokallagsansvarlig, daglig leder og IT-medarbeidere.

Andre brukere av medlemsplattformen kan se brukernavnet ditt. Når Document legger deg inn som ny bruker skriver vi fornavn, mellom- og etternavn slik: fornavn.m.e

Mange vil fortsatt kunne identifiseres til tross for at ikke hele etternavnet er med. Du står fritt til å endre det i innstillingene dine, og det er ikke ulovlig å legge inn fullt navn hvis du ønsker.

Hele navnet ditt er som utgangspunkt bare synlig for deg selv og internt hos Document.

Hvis du laster opp bilder til medlemsplattforment, bør du unngå å laste opp bilder som inneholder informasjon om stedet det er tatt (EXIF GPS). Andre besøkende kan laste ned bildet og hente ut denne informasjonen fra bildene.

Hva er formålet med lagringen?

Vårt eneste formål med å lagre opplysninger om deg er følge deg opp som lokallagsmedlem, f.eks. ved å sende ut informasjon om arrangementer, gi deg tilgang til medlemsplattformen og sende ut nødvendige e-poster som kreves for at du skal kunne bruke den.

Vi lagrer det fulle navnet ditt for å bruke det til inngangskontroll ved arrangementer.

Opplysningene dine vil aldri bli solgt eller videreformidlet til tredjepart. Unntaket er i et hypotetisk tilfelle der selskapet Document Media AS skulle bli solgt, eller fusjonert inn i et annet selskap.

Hvordan du kan endre/slette dataene dine

Hvis du ikke ønsker å motta e-poster fra lokallagssystemet,  kan du skru det av i innstillingene. Gå til Innstillinger > E-postsammendrag.

E-poster som handler om selve selve brukerkontoen din kan du ikke skru av, da de er nødvendige for at du for eksempel skal få byttet passord.

Når du logger inn på medlemsplattformen du får tilsendt lenke til, kan du endre brukeropplysningene dine der.  Document lagrer ikke opplysningene dine noe annet sted.

For å slette hele brukerkontoen går du til innstillingene dine i menyen øverst til høyre. Trykk på Profil i menyen til venstre, og deretter på fanen Slett konto.

Hvor lenge lagrer vi opplysningene?

Dataene om deg blir lagret så lenge du er medlem i lokallaget. De skal slettes fullstendig av Document innen tre måneder etter at du har meldt deg ut.

Dine rettigheter

Ifølge personvernlovgivingen har du rett til:

• Å kreve informasjon om vår behandling og tilgang til din private informasjon, noe vi gir her.
• Å korrigere feil eller unøyaktig informasjon, noe du kan gjøre i brukerkontoen din, eller ved å ta kontakt med oss.
• Å be om at informasjon blir slettet, noe du kan gjøre i brukerkontoen din.
• Å innskrenke eller nekte retten vår til å behandle informasjonen din, noe du kan gjøre ved å slette brukerkontoen din selv, som forklart over.
• Å ta med informasjonen din til et annet sted (kontakt oss om dette)
• Å sende inn en klage*

*) Du kan gjøre dette ved å kontakte oss på e-postadressen under, ved å kontakte Datatilsynet i Norge, eller tilsvarende organ hvis du bor i utlandet.

Personvernansvarlig

Personvernansvarlig for lokallagene i Document Media AS er Trine Skarvang, som kan kontaktes via kundeservice@document.no.

Kontaktinformasjon

Spørsmål om denne personvernerklæringen kan sendes til kundeservice@document.no.

Document Media AS
Hovfaret 4
0275 Oslo

Sist oppdatert: 20. september 2024